Beim Drucken schon an die Ablage denken.
Zusammen mit DynamicPRINT können Dokumentinformationen bereits aus dem Druckvorgang gewonnen und zur automatischen Archivierung weiterverwendet werden.
DynamicPRINT entdecken
Ein Produkt der BRIT GmbH
Digitale Archivierung. Intelligente Prozesse.
Dokumente automatisch ablegen. Gezielt wiederfinden.
Mit myDocuBox werden Dokumente aus unterschiedlichen Quellen erfasst, passend zugeordnet und digital archiviert. Damit die Informationen, die Ihr Team braucht, im entscheidenden Moment verfügbar sind – statt in Papierstapeln, Postfächern und Dateiverzeichnissen zu verschwinden.
Weniger manuelle Ablage
Schnellere Recherche
In Prozesse integrierbar
DOKUMENTENARCHIVAlle Dokumente
EingangsrechnungBeleg · BeispielArchiviert
ServiceauftragVorgang · BeispielZugeordnet
FotodokumentationProjekt · BeispielArchiviert
AusgangsrechnungBeleg · BeispielZugeordnet
Keine passenden Beispieldokumente.
Beispielhafte Visualisierung – keine echte Benutzeroberfläche4 Einträge
01 / DAS PRINZIP
Ein digitales Archiv, das im Hintergrund mitarbeitet.
Dokumente entstehen längst digital – und trotzdem kostet ihre Ablage häufig Zeit. myDocuBox verbindet die Erfassung mit einer strukturierten Archivierung, sodass Informationen nicht erst mühsam gesammelt und sortiert werden müssen.
Ob ein Beleg aus dem Druckdatenstrom kommt, per E-Mail eintrifft oder nachträglich eingescannt wird: Die geeignete Zuordnung wird entsprechend der eingerichteten Belegarten und Abläufe automatisiert.
Ihre Dokumente kommen auf vielen Wegen. Die Ablage bleibt einheitlich.
myDocuBox lässt sich an bestehende Arbeitsweisen anbinden. Welche Eingangswege und Automatisierungen verfügbar sind, richtet sich nach der eingesetzten Konfiguration und den Modulen.
Papier digital erfassen.
Scanbelege lassen sich anhand geeigneter Merkmale – etwa Barcodes – zuordnen und in die digitale Ablage übernehmen.
Eingänge automatisiert übernehmen.
Dokumente und Anhänge aus definierten E-Mail-Prozessen können gezielt erfasst und weiterverarbeitet werden.
Vorhandene Dateien einbinden.
Dokumente können unter anderem über Importwege, Ordner und manuelle Dateiübergaben eingebunden werden.
Auch Bilder und Medien zuordnen.
Mit passenden Erweiterungen lassen sich Fotos, Videos oder Audiodateien einem Vorgang zuweisen.
03 / IM HINTERGRUND
Vom Eingang zum wiedergefundenen Dokument.
Die Schritte greifen ineinander und werden auf die vorhandenen Prozesse abgestimmt. Ziel ist ein verlässlicher Informationsfluss – mit so wenig zusätzlicher Handarbeit wie möglich.
Ablauf besprechen01
Erfassen
Dokumente aus den vorgesehenen Kanälen übernehmen.
02
Erkennen & zuordnen
Belegarten, Indexdaten und Vorgangsbezüge verarbeiten.
03
Archivieren
Dokumente geordnet und nachvollziehbar ablegen.
04
Bereitstellen
Unterlagen über Suchmerkmale und Aktenzugriffe wiederfinden.
Digitale Dokumentenprozesse / Bildillustration04 / IHR MEHRWERT
Weniger suchen. Mehr Zeit für den eigentlichen Vorgang.
Ein zentraler Dokumentenbestand schafft den Überblick: Mitarbeitende finden relevante Unterlagen wieder und können ihre Aufgaben auf einer gemeinsamen Informationsbasis bearbeiten.
Dokumente dem richtigen Vorgang zuordnen
Weniger Mehrfachablagen und Medienbrüche
Recherche anhand strukturierter Merkmale
myDocuBox wird dort besonders stark, wo Systeme zusammenspielen.
Das Archivsystem lässt sich je nach Anforderung mit weiteren BRIT-Lösungen kombinieren. Welche Module enthalten sind, hängt vom gewählten Produktumfang ab.
OUTPUT MANAGEMENT
DynamicPRINT
Druckdaten zur Laufzeit auswerten, Dokumente indexieren und digitale Folgeprozesse vorbereiten.
Produkt ansehen MOBILE DOKUMENTATIONDynamicPICTURE
Fotos und weitere Mediendateien aufnehmen und anhand eines definierten Vorgangs weiterleiten.
Produkt ansehen RECHNUNGSPROZESSERechnungsverarbeitung
Rechnungseingänge erfassen, Informationen aufbereiten und bei Bedarf in Freigabe- und Buchhaltungsprozesse übergeben.
Leistung ansehen AUTOMOTIVEServiceaktePLUS
Aufträge, Rechnungen, Werkstattbelege und Mediendokumente in einer digitalen Fahrzeug-/Serviceakte bündeln.
Produkt ansehen06 / EINSATZFELDER
Für Unternehmen. Und für anspruchsvolle Branchenprozesse.
myDocuBox ist nicht auf eine Branche beschränkt. Ob allgemeine Geschäftsunterlagen, Rechnungen oder digitale Akten im Automotive-Umfeld – entscheidend ist die passende Einbindung in Ihre bestehenden Abläufe.
Unternehmen & Verwaltung
Digitale Akten, Verträge, Korrespondenz, Rechnungen und weitere Unterlagen einheitlich organisieren.
Autohäuser & Service
Fahrzeug- und auftragsbezogene Dokumente, Fotos und Werkstattinformationen zusammenführen.
07 / ARCHIVIERUNG & BETRIEB
Dokumente gehören in eine verlässliche Umgebung.
Die myDocuBox-Produktbeschreibung sieht eine Datenhaltung in zertifizierten Rechenzentren in Deutschland und eine begleitende Verfahrensdokumentation vor. Wie die Archivierung organisatorisch und rechtlich ausgestaltet wird, stimmen wir auf die betrieblichen Anforderungen ab.
Datenhaltung in DeutschlandGemäß Produktkonzept in zertifizierten Rechenzentren.
Nachvollziehbare AbläufeDokumentierte Verarbeitung und definierte Verantwortlichkeiten.
Integration nach BedarfAbgestimmte Übergabewege und Schnittstellen.
08 / HÄUFIGE FRAGEN
Gut zu wissen.
Welche Abläufe sinnvoll automatisiert werden können, klären wir anhand Ihrer Dokumentenarten, vorhandenen Systeme und Prozesse.
Ist myDocuBox ein Produkt der BRIT GmbH?
Ja. myDocuBox ist eine Eigenentwicklung der BRIT GmbH für digitales Dokumentenmanagement und Archivierung.
Müssen alle Dokumente manuell abgelegt werden?
Nein. Je nach Eingangsweg, Belegart und Konfiguration können Erfassung, Indexierung und Zuordnung im Hintergrund erfolgen. Für Sonderfälle kann weiterhin eine Prüfung erforderlich sein.
Können bestehende Systeme angebunden werden?
Es stehen verschiedene Übertragungs- und Schnittstellenmöglichkeiten zur Verfügung. Die konkrete Anbindung hängt von den vorhandenen Systemen, Berechtigungen und dem Projektumfang ab.
Welche Erweiterungen sind enthalten?
Der Funktionsumfang richtet sich nach dem gewählten Paket und den ergänzenden Modulen. Gern stellen wir die für Ihren Bedarf sinnvolle Konfiguration zusammen.
BRIT / MYDOCUBOX
Jetzt Beratung anfragenMachen Sie Ihre Dokumente zu einem Teil Ihres digitalen Prozesses.
Gemeinsam prüfen wir, welche Erfassungswege, Dokumentenarten und Erweiterungen zu Ihrem Unternehmen passen.