DIGITALE RECHNUNGSVERARBEITUNG

Jede Rechnung.
Ein klarer Prozess.

Vom Rechnungseingang bis zur Freigabe: BRIT verbindet automatische Datenerfassung, digitale Prüfprozesse, Buchhaltung und Archivierung. So wird aus einzelnen Belegen ein nachvollziehbarer, effizienter Ablauf.

Beratung anfragen Rechnungsweg ansehen

XRechnung & ZUGFeRD Digitale Freigaben Archiv & ERP

BRIT / DIGITALISIERUNG Rechnungseingang · Prüfung · Buchhaltung · Archiv

Weniger manuelle Schritte

Eine Rechnung ist schnell da. Der Aufwand beginnt danach.

Rechnungen erreichen Unternehmen auf unterschiedlichen Wegen. Sie werden weitergeleitet, kontrolliert, zur Freigabe vorgelegt und für die Buchhaltung aufbereitet. Ohne einheitlichen Prozess entstehen Rückfragen, doppelte Eingaben und fehlende Transparenz.

Wir gestalten einen durchgängigen Rechnungseingang, in dem relevante Informationen strukturiert vorliegen und die jeweils zuständigen Personen zur richtigen Zeit eingebunden werden.

Klare Zuständigkeiten Prüfung und Freigabe

Weniger Medienbrüche Vom Eingang bis zum Archiv

Der digitale Rechnungsweg

Vom Eingang bis zur Ablage.
Ein zusammenhängender Ablauf.

Wählen Sie einen Schritt und sehen Sie, wie Informationen innerhalb eines digitalen Rechnungsprozesses weitergegeben werden. Das dargestellte Beispiel dient der Veranschaulichung.

PROZESSANSICHT / BEISPIEL SCHRITT 01 / 06

EINGANGSKANÄLE

Alle Rechnungen an einem Ort.

Papierbelege, PDF-Dokumente und strukturierte E-Rechnungen werden über passende Eingangskanäle in den Prozess übernommen. Der konkrete Weg richtet sich nach dem eingesetzten System.

DOKUMENT / MUSTER Eingangsrechnung

ERFASST

Lieferant Musterlieferant GmbH

Rechnungsnummer RE-2026-001

Belegdatum 04.11.2026

Rechnungsbetrag 1.190,00 €

Im digitalen Eingang erfasst

Illustrativer Ablauf · ohne echte Kundendaten

Ein Eingang, verschiedene Formate

Ob Papier, PDF oder XML: der Prozess bleibt übersichtlich.

Die Verarbeitung beginnt dort, wo Ihre Rechnungen eintreffen. Wir wählen die passenden Erfassungs- und Erkennungsschritte für Ihre Belege und die eingesetzte Software.

01 / PAPIER

Papierrechnungen

Scannen, bei Bedarf über Barcodes trennen und relevante Angaben auslesen. Aus Papier wird ein digital bearbeitbarer Rechnungseingang.

SCAN · TRENNEN · ERKENNEN

02 / PDF

PDF per E-Mail

Rechnungen aus einem definierten Postfach übernehmen und Rechnungsinformationen für die weitere Bearbeitung erkennen.

E-MAIL · IMPORT · DATENERFASSUNG

03 / E-RECHNUNG

XRechnung & ZUGFeRD

Strukturierte Rechnungsdaten maschinell übernehmen und in Prüfung, Freigabe sowie nachgelagerte Systeme integrieren.

XML · VALIDIERUNG · WORKFLOW

Wichtiger Unterschied: Ein gewöhnliches PDF ohne strukturierte Rechnungsdaten ist nicht automatisch eine E-Rechnung im Sinne des EN-16931-Standards. Welche Formate und Prüfungen unterstützt werden, richtet sich nach der gewählten Lösung und Konfiguration.

Prüf- & Freigabeworkflows

Die richtige Rechnung.
Bei der richtigen Person.

Ob sachliche Prüfung, Rückfrage oder mehrstufige Freigabe: Regeln und Zuständigkeiten lassen sich an Ihre Organisation anpassen. Bearbeitungsstände bleiben nachvollziehbar, Übergaben werden klar definiert.

Individuelle Freigabegrenzen und Zuständigkeiten

Rückfragen, Vertretungen und zusätzliche Prüfschritte

Transparente Bearbeitung und dokumentierte Entscheidungen

Freigabeprozess besprechen

FREIGABEWEG / BEISPIEL

SCHRITT 01 Sachliche Prüfung Fachbereich prüft Leistung und Inhalt

Prüfung

SCHRITT 02 Freigabe Berechtigte Person entscheidet

Freigabe

SCHRITT 03 Buchhaltung Übernahme in den Finanzprozess

Übergabe

Passend zu Ihrer IT-Landschaft

Die passende Lösung. Kein unnötiger Systemwechsel.

Wir betrachten bestehende Abläufe, ERP- und DMS-Systeme sowie Anforderungen an den Rechnungseingang, bevor wir eine technische Lösung empfehlen.

END-TO-END RECHNUNGSEINGANG

d.velop invoices

Erfassung, Datenerkennung, individuelle Prüf- und Freigabeworkflows sowie Anbindung an Buchhaltung und Archiv: d.velop invoices ist eine Plattform für durchgängige Eingangsrechnungsprozesse. BRIT begleitet Konzeption, Einrichtung, Integration und Einführung.

Rechnungseingangsbuch Freigabe-Workflows E-Rechnungen Archiv-Anbindung

d.velop-Lösung anfragen

ERFASSEN & ERKENNEN

Dynamic INVOICE

BRIT-Lösung zur Digitalisierung und Erkennung eingehender Belege – vom Scanner oder PDF bis zum strukturierten Rechnungsdatensatz für weitere Bearbeitung und Archivierung.

Belegerfassung Indexierung Folgeprozesse

DynamicINVOICE entdecken

Auch Ausgangsrechnungen digital abbilden? Für die Erstellung und Verarbeitung von E-Ausgangsrechnungen bietet BRIT mit X-Invoice einen separaten Produktbereich.

Von der Analyse zum Produktivbetrieb

Einführung mit Blick auf Ihre Prozesse und Systeme.

Eine erfolgreiche Rechnungsverarbeitung muss sich in den Arbeitsalltag einfügen. Wir begleiten den Weg von der Bestandsaufnahme über Regelwerke und Berechtigungen bis zur Schnittstellenanbindung, Schulung und laufenden Optimierung.

Projekt besprechen

Prozesse verstehen

Rechnungseingang, Zuständigkeiten, Freigabelimits und vorhandene Anwendungen aufnehmen.

Workflows konfigurieren

Erfassung, Prüfung, Vertretung und Freigabe auf Ihre Organisation abstimmen.

Systeme verbinden

Kreditorenstamm, Finanzbuchhaltung und Dokumentenarchiv nach technischen Möglichkeiten anbinden.

Mitarbeitende begleiten

Testen, schulen und den Prozess nach Produktivsetzung gezielt weiterentwickeln.

Häufige Fragen

Gut zu wissen.
Einfach erklärt.

Jeder Rechnungseingang ist anders. Gemeinsam klären wir, welche Automatisierung, Anbindungen und Betriebsformen für Ihr Unternehmen sinnvoll sind.

Was unterscheidet eine E-Rechnung von einer PDF-Rechnung?

Eine E-Rechnung enthält strukturierte, maschinenlesbare Rechnungsdaten, beispielsweise als XRechnung oder ZUGFeRD mit entsprechendem XML-Datensatz. Ein reines PDF ohne solche Daten ist keine strukturierte E-Rechnung nach EN 16931.

Können bestehende Freigabeprozesse übernommen werden?

Prüfschritte, Zuständigkeiten und Freigabegrenzen können in geeigneten Workflow-Lösungen individuell abgebildet werden. Welche Regeln und Daten übernommen werden können, wird im Projekt geprüft.

Ist eine Anbindung an unser ERP oder DMS möglich?

Viele Finanz- und Archivsysteme verfügen über Schnittstellen. Ob und in welchem Umfang eine Integration möglich ist, hängt von den beteiligten Anwendungen, Schnittstellen und Berechtigungen ab.

Müssen Papierrechnungen weiterhin manuell erfasst werden?

Papierbelege können gescannt und mit automatisierter Erkennung aufbereitet werden. Nicht eindeutig erkannte Angaben bleiben bei Bedarf zur Kontrolle durch Mitarbeitende verfügbar.

Gemeinsam digitalisieren

Ihr Rechnungseingang kann einfacher sein.

Wir analysieren die vorhandenen Abläufe und zeigen, wie ein durchgängiger Prozess für Ihr Unternehmen aussehen kann.

Projekt anfragen

Jede Rechnung. Ein klarer Prozess.