Das schnelle und smarte „Dokumenten-Management-System“ (DMS)
Mit der myDocuBox wird das Ablegen und schnelle Wiederfinden von wichtigen Dokumenten, Bildern, etc. zum Kinderspiel.
Somit machen Sie Ihre Abläufe effizienter und erhöhen Ihre Transparenz. Gleichzeitig legen Sie Ihre Daten und Dokumente sicher dauerhaft ab.
Prozess-Optimierung
Geschäftsabläufe werden einfacher, da das Handling von Dokumenten, Eingangsrechnungen bzw. sog. „Invoices“ etc. in digitaler Form erfolgen kann. Nebenbei werden diese bearbeiteten Dokumente automatisch abgelegt.
Durch den Einsatz unseres Drucksystems DynamicPRINT kann alles im Unternehmen digital erfasst werden. Ausdrucke können direkt mit einem Barcode, QR-Code etc. versehen werden. Somit brauchen diese Belege, selbst bei nachgelagerter manueller Bearbeitung, Unterschriften nur noch gescannt werden. Keine manuelle Verschlagwortung.
Dokumenten-Management
Ihre Daten und Dokumente leben und atmen!
Diese Informationen werden an verschiedenen Stellen im Unternehmen benötigt. Wir sorgen mit der myDocuBox dafür, dass diese Daten auf „Knopfdruck“ zur Verfügung stehen.
Die Informationen werden für die verschiedenen Sichtweisen optimal aufbereitet. So benötigt die Serviceabteilung alle relevanten Servicedokumente, der Verkauf die entsprechenden Verkaufsunterlagen. Auch das Handling der
Eingangsrechnung ist perfekt gelöst („Invoice“).
Mit der myDocuBox werden diese Anforderungen spielend erfüllt.
Elektronische Archivierung
Ihre bearbeiteten Belege, Eingangs- („Invoice“) und Ausgangs-Rechnungen oder sonstige Dokumente sollen sicher abgelegt werden.
Es wird sichergestellt, dass die gesetzlichen Voraussetzungen für die Ablage von Dokumenten und Daten erfüllt werden.
Datensicherheit ist uns sehr wichtig, so dass sich Ihre Daten ausschließlich in zertifzierten Rechenzentren in Deutschland befinden.
Eine zwingend notwendige Verfahrensdokumentation erhalten Sie ebenfalls zur Vervollständigung der Dokumentation Ihrer Abläufe.
Die myDocuBox ist
Einfach
Dokumente, Dateien, Fotos etc. laufen automatisch in die myDocuBox (DMS). Die Archivierung passiert praktisch „nebenbei“.
Aber für Sie vor allem eins: Einfach
Transparent
Sie wissen stets was passiert. Denn die myDocuBox ist nicht nur einfach, sondern auch transparent.
Das Finden geschieht „im Nu“.
Sicher
Ihr digitales Eigentum ist bestens geschützt. Vor unbeabsichtigtem Löschen, Gefahren wie Wasser und Feuer.
Und „revisionssicher“ vor dem Finanzamt.
Und so funktioniert die myDocuBox
Dokumente, Rechnungen oder Aufträge werden bspw. gedruckt und laufen anschließend automatisch in die myDocuBox. Sie werden automatisch erkannt, der Archivierung zugeführt und stehen auf Knopfdruck zur Verfügung. Ebenso werden Eingangsrechnungen („Invoice“) automatisch verarbeitet. Weiterhin Fotos, Videos oder Soundfiles mit der Zusatzoption DynamicPICTURE automatisch einem Vorgang zugeordnet – ein Vorgang, der in der Vergangenheit immer sehr aufwändig war. Zudem stehen anschließend aussagekräftige Statistiken über die Dokumente, Umsätze etc. zur Verfügung.
Die Features
Effizientere Abläufe
Versenden Sie medienbruchlos direkt aus Ihrem IT-System.
Invoice
Vermeiden Sie manuelle Tätigkeiten bei den Eingangsrechnungen.
Ausgangsrechnungen
Das „sichere“ Ablegen der Diagnoseprotokolle ist immens wichtig. Auch wenn die Formate seitens des Herstellers geändert werden. Und optional werden sogar die Protokolle mit den Auftragsnummern angereichert.
DynamicPRINT
Indexieren und Generieren von Daten über den Druckstrom – On the Fly.
DynamicPICTURE
Fotos, Sounddateien und Videos sensationell schnell erstellen und ablegen.
E-Akten
Schnell alles zu beliebigen Objekten, Fahrzeugen, Gebäuden etc. finden.
Belegerkennung
Lassen Sie Ihre Dokumente automatisch ohne lästiges Zutun elektronisch ablegen.
Workflows
Abläufe effizient gestalten -transparen & schnell.
Web-Zugriff / App
Keine eigene, umfangreiche IT-Struktur nötig – Unterstützung mobiler Abläufe.
Integrationen
Einsetzbar auch in komplexen Strukturen dank offener Schnittstellen.
Revisionssicherheit
Seien Sie auf der sicheren Seite – auch im Sinne der Finanzbehörden.
Open-Architecture
Bequemer Input und Output durch einfache Standard-Formate.
Die myDocuBox arbeitet diskret im Hintergrund
Durch die geschickte Kombination aus Hardware, Software und Cloud-Services entstehen für Sie keine Mehrarbeiten, um alle geforderten Dokumente sicher abzulegen. Ihre Abläufe ändern sich nicht – die myDocuBox erkennt
und legt die Informationen und Dokumente im Hintergrund strukturiert ab.
Dort, wo sich Ihr Ablauf ändern könnte, entstehen sogar für Sie einfachere Prozessabläufe – Einsparpotenziale werden erzielt.
Die myDocuBox erledigt für Sie alles sofort, sicher und genau.
Die verschiedenen Übertragungswege Ihrer Daten und Dokumente:
scan
Sie scannen und die Dokumente laufen in die myDocuBox.
Druckstrom
Mit DynamicPRINT und dem Druckdatenstrom drucken Sie direkt in die myDocuBox.
Drag & Drop
Bereits vorhandene Dateien ziehen Sie einfach mit der Maus in die myDocuBox.
App
Einfach per App. Bilder, Videos, Sound-Files – automatisch & schnell.
Per Mail an myDocuBox gesendet, werden Doks automatisch abgelegt.
DynamicPRINT
Automatische Indexierung via Drucksystem und OCR.
Einfacher geht´s nicht.
Importe
Definieren Sie beliebige Importe oder ganze Ordner für die myDocuBox.
Archiv
Sichere Aufbewahrung und Lesbarkeit der Dokumente auch noch nach Jahren.
Übertragung
Mittels Hardware-Box werden die Dokumente sicher & verschlüsselt übermittelt.
Index+
Komfortable Indexierung zur Minimierung des manuellen Aufwands.
Schnittstellen
Vielfältig wie FTP, SMB, Mails, XML, Fibu/Datev, ERP-Systeme & Sonstige.
effiziente abläufe
Durch mehr Transparenz und medienbruchlose Abläufe zu mehr Effizienz.
