Schaffen Sie den papierbasierten Ablauf ab und starten Sie mit der Digitalisierung der Eingangsrechnung. Entweder nutzen Sie unsere Komplettlösung und lagern den vollständigen Ablauf als Service aus. Oder Sie scannen selbst – schnell und benutzerfreundlich „Inhouse“. Optional validieren Sie Ihre Daten selbst oder lassen das automatisch erledigen. Manuelle Eingaben sind in allen Fällen überflüssig.

Der Prozess bzw. Ablauf zur Elektronischen Eingangsrechnung kann in zwei Bereiche aufgeteilt werden.

1. Die „Digitalisierung“ der Papier- oder E-Mail-Rechnung, also der Indexierung oder Verschlagwortung. Am Ende dieses Schrittes steht ein digitaler Rechnungsdatensatz, der den formalen Kriterien einer Eingangsrechnung entspricht. Die gesetzlichen Anforderungen an eine Rechnung sind formal erfüllt, d.h. bspw. dass eine Rechnungsnummer, ein Rechnungsdatum und die Beträge mit der ausgewiesenen Umsatzsteuer formal korrekt sind.
2. Dem zweiten Teil, der inhaltlichen Kontrolle und Freigabe durch die verantwortlichen Mitarbeiter des Unternehmens widmen wir uns im Nachgang unter dem Punkt „Workflows“ oder „Rechnungseingangs-Workflow„.

1. Sie öffnen Ihre Post und kleben einen Barcode von der Rolle als sog. „Belegtrenner“ auf.
2. Sie legen den Rechnungsstapel in den Scanner, drücken auf das Knöpfchen und die Rechnungen werden in hoher Geschwindigkeit gleichzeitig mit Vor- und Rückseite gescannt.
3. Sie geben den Stapel an Ihrem Scan-Client frei.
4. Die gescannten Rechnungen liegen nun im PDF-Format vor und werden mittels des „Assistenzsystems“ verschlagwortet. Das System greift dabei auch auf Ihren Kreditorenstamm zu und gleicht mit diesen Daten die Rechnung ab.
5. Nach Abschluss der Indexierung liegen nun Ihre Eingangsrechnungen verschlagwortet vor und können nach Ihren Vorgaben weiterverarbeitet werden, z.B. in einen Freigabe-Workflow, einer elektronischen Archivierung oder direkt in Ihrem ERP-System.

Ihre Eingangsrechnungen laufen nicht mehr in Papierform durch die verschiedenen Freigabeprozesse, sondern in digitaler Form. Überblick, Schnelligkeit und mehr Kapital sind das Ergebnis.

Die Eingangsrechnung wurde im ersten Schritt „digitalisiert„, d.h. ein Rechnungsdatensatz mit allen gesetzlich erforderlichen Bestandteilen einer Rechnung wie bspw. der Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und korrekten Netto- und Bruttobeträgen. Nach dieser ersten Prüfung mittels „Assistenzsystem“ oder als „Full-Service“ ist die Rechnung „formal“ korrekt und kann nun weiterbearbeitet werden.

Im „Rechnungseingangs-Workflow“ oder nur „Workflow“ wird die Rechnung nun auf elektronischem Wege an die zuständigen Abteilungen oder Mitarbeiter zur Prüfung und Freigabe weitergeleitet. Die Vorgehensweise richtet sich dabei nach den unternehmensindividuellen Anforderungen, z.B. einem durchgängien „4-Augen-Prinzip“. Möglichkeiten zur Weitergabe an andere Abteilungen oder Rückfragemöglichkeiten sind im Standard enthalten.

1. Die Rechnung wurde bereits im Rechnungseingangsleser verschlagwortet und liegt als „Rechnungsdatensatz“ als PDF- und XML-Datei vor. Sie ist bereits auch in der myDocuBox oder einem anderen Dokumenten-Management-System abgelegt.
   
2. Die Rechnung ist bereits als formal korrekt erkannt. Es schließt sich die inhaltliche Kontrolle an. Die Rechnung läuft durch verschiedene Abteilungen, Bedingungen und Rückfragemöglichkeiten werden berücksichtigt, bis schließlich die Freigabe erfolgt.
3. Dieser „Workflow“ ist individuell. Das Regelwerk bestimmen Sie.
4. Die Eingangsrechnung läuft in der Buchhaltung auf, wird verbucht, automatisch an ein Folge-Finanzsystem übergeben und die Bezahlung kann initiiert werden.